SharePoint یک پلتفرم جامع برای مدیریت محتوا، همکاری تیمی و خودکارسازی فرآیندهاست که در سازمان‌ها کاربردهای متنوعی دارد. از جمله مدیریت اسناد که با ایجاد کتابخانه‌های متمرکز، نسخه‌بندی و کنترل دسترسی، از پراکندگی فایل‌ها جلوگیری می‌کند. برای فرآیندهای اداری مانند درخواست مرخصی یا خرید، با ادغام Power Automate و Forms، گردش کارهای خودکار طراحی می‌شود.
در مدیریت پروژه، لیست‌های SharePoint امکان پیگیری وظایف، اسناد و زمان‌بندی را فراهم می‌کنند. همچنین، با ساخت اینترانت سازمانی، اخبار، سیاست‌ها و منابع آموزشی به صورت متمرکز در دسترس کارمندان قرار می‌گیرد. برای مدیریت دارایی‌ها، اطلاعات تجهیزات با قابلیت بارکدخوانی و هشدارهای نگهداری ثبت می‌شود.
نرم افزار شیرپوینت در تحلیل داده‌ها نیز نقش دارد؛ مثلاً با اتصال به Power BI، گزارش‌های فروش یا عملکرد کارمندان به صورت بصری نمایش داده می‌شود. همچنین، سیستم‌های نظرسنجی و مدیریت دانش با ذخیره‌سازی پاسخ‌ها و مقالات تخصصی، دانش سازمانی را حفظ می‌کنند.
این پلتفرم با امنیت بالا و ادغام‌پذیری با ابزارهای Microsoft 365، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندها را دیجیتالی، شفاف و کارآمد کنند.
نمونه کاربردهای شیرپوینت درسازمان ها
Caption
1. مدیریت اسناد مالی و حسابداری
سناریو: در یک سازمان متوسط، بخش مالی با چالش‌های متعددی در مدیریت اسناد مالی مانند فاکتورها، گزارش‌های ماهانه و قراردادها مواجه است. اسناد به صورت پراکنده در ایمیل‌ها، کامپیوترهای شخصی و حتی نسخه‌های چاپی ذخیره می‌شوند که این امر باعث سردرگمی، از دست رفتن اسناد و دشواری در ردیابی تغییرات می‌شود.
راهکار: با استفاده از شیرپوینت میتوان یک کتابخانه اسناد مالی متمرکز ایجاد کرد. این کتابخانه امکان تنظیم سطوح دسترسی مختلف را فراهم می‌کند، به طوری که فقط کاربران مجاز بتوانند به اسناد حساس دسترسی داشته باشند. همچنین، قابلیت نسخه‌بندی خودکار SharePoint به تیم مالی اجازه می‌دهد تا تغییرات انجام شده در اسناد را ردیابی کنند و در صورت نیاز به نسخه‌های قبلی برگردند. علاوه بر این، با استفاده از متادیتا میتوان اسناد را بر اساس نوع، تاریخ یا پروژه مربوطه دسته‌بندی کرد که جستجو و بازیابی آن‌ها را بسیار ساده‌تر می‌کند.
2. سیستم درخواست پشتیبانی فناوری اطلاعات (IT)
سناریو: در بسیاری از سازمان‌ها، کارمندان برای گزارش مشکلات فنی مانند خرابی کامپیوتر، مشکلات نرم‌افزاری یا درخواست تجهیزات جدید، از ایمیل یا تماس تلفنی استفاده می‌کنند. این روش‌های غیرمتمرکز باعث گم شدن درخواست‌ها، تأخیر در پاسخگویی و عدم پیگیری مناسب می‌شود.
راهکار: SharePoint در ترکیب با Power Apps و Power Automate می‌تواند یک سیستم درخواست پشتیبانی IT کارآمد ایجاد کند. کارمندان می‌توانند از طریق یک فرم آنلاین درخواست خود را ثبت کنند که به طور خودکار به تیم IT ارسال می‌شود. این سیستم می‌تواند درخواست‌ها را بر اساس اولویت دسته‌بندی کند، وضعیت آن‌ها را به صورت بلادرنگ به کاربران نمایش دهد و حتی برای درخواست‌های رایج (مانند تعویض موس یا کیبورد) پاسخ‌های خودکار ارسال نماید. تمام درخواست‌ها در یک لیست SharePoint ثبت می‌شوند که امکان گزارش‌گیری و تحلیل مشکلات تکرارشونده را فراهم می‌کند.
3. پورتال سازمانی منابع انسانی (HR) برای کارمندان
سناریو: بخش منابع انسانی سازمان‌ها معمولاً با سوالات تکراری کارمندان درباره مزایا، قوانین و فرم‌های اداری مواجه می‌شوند. پاسخگویی به این سوالات به صورت حضوری یا از طریق ایمیل زمان‌بر است و اطلاعات ممکن است به روز نباشند.
راهکار: یک پورتال اختصاصی HR در SharePoint می‌تواند به عنوان مرجع اصلی اطلاعات برای کارمندان عمل کند. این پورتال می‌تواند شامل بخش‌های مختلفی مانند:
- کتابخانه‌ای از تمام فرم‌های اداری (درخواست مرخصی، تغییر اطلاعات شخصی و ...)
- راهنمای مزایا و سیاست‌های شرکت
- تقویم رویدادهای سازمانی (جلسات، تعطیلات و ...)
- پرسش‌های متداول (FAQ)
- امکان ارسال درخواست‌های خاص به صورت آنلاین
با این پورتال، کارمندان می‌توانند به راحتی به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند و بار کاری بخش HR به میزان قابل توجهی کاهش می‌یابد.
Caption
4. پیگیری پیشرفت پروژه‌های سازمانی
سناریو: در سازمان‌هایی که چندین پروژه به صورت موازی اجرا می‌شود، مدیران اغلب برای جمع‌آوری اطلاعات درباره وضعیت پیشرفت پروژه‌ها با مشکل مواجه هستند. گزارش‌ها معمولاً در جلسات هفتگی ارائه می‌شوند که ممکن است به روز نباشند و تصمیم‌گیری را با تأخیر مواجه کنند.
راهکار: SharePoint با قابلیت‌های لیست‌ها و صفحات پیشرفته، ابزار ایده‌آلی برای مدیریت پروژه است. برای هر پروژه میتوان یک سایت اختصاصی ایجاد کرد که شامل:
- لیست وظایف با قابلیت اختصاص به اعضای تیم و تعیین مهلت انجام
- نمودارهای پیشرفت پروژه
- بخشی برای اسناد مرتبط (مستندات فنی، گزارش‌های پیشرفت و ...)
- تقویم پروژه برای رویدادهای مهم
- فضای بحث و تبادل نظر برای اعضای تیم
این سیستم به مدیران اجازه می‌دهد تا در هر لحظه از وضعیت پروژه‌ها مطلع شوند و تصمیمات به موقع بگیرند.
5. آرشیو دیجیتالی اسناد حقوقی و قراردادها
سناریو: اسناد حقوقی و قراردادهای سازمان معمولاً حساس و مهم هستند. نگهداری نسخه‌های فیزیکی این اسناد نه تنها فضای زیادی نیاز دارد، بلکه بازیابی و مدیریت آن‌ها دشوار است. همچنین، ردیابی تاریخ‌های مهم مانند تاریخ انقضای قراردادها به صورت دستی ممکن است با خطا همراه باشد.
راهکار: SharePoint می‌تواند یک سیستم آرشیو دیجیتالی امن برای اسناد حقوقی ایجاد کند. ویژگی‌های کلیدی این سیستم شامل:
- ذخیره‌سازی متمرکز تمام قراردادها با دسترسی محدود به افراد مجاز
- استفاده از متادیتا برای ثبت اطلاعات مهم مانند طرفین قرارداد، تاریخ انقضا و ارزش قرارداد
- تنظیم هشدارهای خودکار برای تاریخ‌های مهم (مثلاً 30 روز قبل از انقضای قرارداد)
- امکان امضای دیجیتال قراردادهای جدید
- قابلیت جستجوی پیشرفته بر اساس انواع فیلترها
این سیستم نه تنها امنیت اسناد را افزایش می‌دهد، بلکه فرآیندهای مرتبط با مدیریت قراردادها را نیز ساده‌تر می‌کند.
6. سیستم مدیریت دارایی‌های سازمانی
سناریو: سازمان‌ها معمولاً با چالش مدیریت تجهیزات فیزیکی مانند لپ‌تاپ‌ها، مبلمان و دستگاه‌های اداری مواجه هستند. اطلاعات دارایی‌ها اغلب در فایل‌های اکسل پراکنده ثبت می‌شوند که به‌روزرسانی آن‌ها دشوار است و امکان ردیابی وضعیت هر دارایی به‌صورت بلادرنگ وجود ندارد.
راهکار: SharePoint یک راه‌حل جامع برای مدیریت دارایی‌ها ارائه می‌دهد. با ایجاد یک لیست اختصاصی در SharePoint، میتوان تمام دارایی‌های سازمان را با جزئیات کامل ثبت کرد، از جمله:
- اطلاعات پایه (شماره سریال، مدل، تاریخ خرید)
- وضعیت فعلی (در حال استفاده، تعمیر، از رده خارج)
- مسئول هر دارایی و تاریخ تحویل
- مستندات مرتبط (گارانتی، راهنماهای کاربری)
با استفاده از Power Apps، میتوان یک اپلیکیشن موبایل ایجاد کرد که به کارمندان اجازه می‌دهد با اسکن بارکود، اطلاعات دارایی را مشاهده یا گزارش خرابی را ثبت کنند. همچنین، Power Automate می‌تواند برای ارسال هشدارهای تعمیر و نگهداری یا اعلان‌های انقضای گارانتی پیکربندی شود.
7. اتوماسیون فرآیندهای منابع انسانی (HR)
سناریو: فرآیندهای سنتی HR مانند درخواست مرخصی، ثبت ساعت کاری یا بررسی مزایا اغلب مبتنی بر کاغذ هستند و باعث تأخیر، خطاهای انسانی و نارضایتی کارمندان می‌شوند.
راهکار: SharePoint همراه با Microsoft Forms و Power Automate می‌تواند این فرآیندها را به‌صورت خودکار درآورد:
- کارمندان درخواست‌های خود را از طریق فرم‌های آنلاین ثبت می‌کنند.
- درخواست‌ها بر اساس قوانین شرکت (مانند سقف مرخصی) به‌صورت خودکار تأیید یا رد می‌شوند.
- برای موارد نیازمند بررسی، درخواست به مدیر مربوطه ارسال می‌شود.
- تمام داده‌ها در لیست‌های SharePoint ذخیره و برای گزارش‌گیری تحلیل می‌شوند.
این سیستم شفافیت را افزایش می‌دهد و به کارمندان اجازه می‌دهد وضعیت درخواست‌های خود را پیگیری کنند.
8. مرکز یادگیری و آموزش سازمانی (LMS)
سناریو: سازمان‌ها برای آموزش کارمندان به‌ویژه در محیط‌های پراکنده (Remote) نیاز به یک پلتفرم متمرکز دارند. ویدیوها، فایل‌های آموزشی و آزمون‌ها معمولاً در ایمیل‌ها یا پیام‌رسان‌ها پخش می‌شوند.
راهکار: با SharePoint میتوان یک سایت آموزش الکترونیکی ایجاد کرد که شامل:
- کتابخانه محتوا (ویدیو، PDF، لینک‌های آموزشی) با دسته‌بندی موضوعی.
- سیستم آزمون آنلاین با ادغام Microsoft Forms.
- گواهینامه‌های خودکار پس از تکمیل دوره‌ها.
- تابلوی امتیازات برای ایجاد انگیزه رقابتی.
این پلتفرم دسترسی کارمندان به منابع آموزشی را از هر دستگاه و مکانی ممکن می‌کند.
9. سیستم گزارش‌دهی و تحلیل فروش
سناریو: تیم فروش داده‌های خود را در فایل‌های اکسل جداگانه ثبت می‌کند که ادغام و تحلیل آن‌ها زمان‌بر است و دید لحظه‌ای از عملکرد فروش وجود ندارد.
راهکار: SharePoint با ادغام Power BI به یک راه‌حل تحلیلی تبدیل می‌شود:
- نمایندگی‌ها داده‌های فروش روزانه را در لیست‌های SharePoint وارد می‌کنند.
- Power BI این داده‌ها را به‌صورت خودکار پردازش و در داشبوردهای تعاملی نمایش می‌دهد.
- مدیران می‌توانند عملکرد فروش را بر اساس منطقه، محصول یا بازه زمانی مقایسه کنند.
- هشدارهای خودکار برای تحقق نیافتن اهداف فروش تنظیم می‌شوند.
10. سیستم مدیریت دانش (Knowledge Base)
سناریو: اطلاعات سازمانی ارزشمند (مانند راهنماهای فنی، بهترین روش‌ها یا درس‌های آموخته شده) در ذهن افراد یا فایل‌های شخصی باقی می‌مانند و با ترک کارمندان از دست می‌روند.
راهکار: SharePoint یک ویکی سازمانی ایجاد می‌کند که:
- کارمندان می‌توانند دانش خود را در قالب مقاله‌های ساختاریافته ثبت کنند.
- جستجوی پیشرفته بر اساس کلیدواژه یا برچسب‌ها امکان‌پذیر است.
- نسخه‌بندی از تغییرات محتوا محافظت می‌کند.
- با Microsoft Teams ادغام می‌شود تا دسترسی به دانش در حین کار آسان باشد.
11. سیستم رزرو منابع و اتاق‌های جلسه
سناریو: در سازمان‌های بزرگ، مدیریت رزرو اتاق‌های جلسه و منابع مشترک (مانند پروژکتور یا وسایل حملونقل) به یک چالش تبدیل می‌شود. اغلب، کارمندان با مشکل دوبله‌کاری رزرو یا فراموشی زمان‌بندی مواجه می‌شوند.
راهکار: با استفاده از تقویم SharePoint و Power Automate میتوان یک سیستم رزرو هوشمند ایجاد کرد:
- اتاق‌ها و منابع در یک لیست SharePoint با مشخصات کامل (ظرفیت، تجهیزات، محل) ثبت می‌شوند.
- کارمندان مستقیماً از طریق تقویم اشتراکی می‌توانند زمان‌های خالی را مشاهده و رزرو کنند.
- قوانین خودکار (مانند حداکثر زمان استفاده یا اولویت بخش‌ها) اعمال می‌شود.
- تأییدیه رزرو و یادآوری به صورت خودکار ارسال می‌شود.
- ادغام با Outlook برای نمایش رزروها در تقویم شخصی کارمندان.
این سیستم از هدررفت زمان و منابع جلوگیری می‌کند.
12. پورتال مدیریت بحران و امنیت
سناریو: در مواقع بحران (مانند حوادث طبیعی یا حملات سایبری)، سازمان‌ها نیاز به دسترسی سریع به دستورالعمل‌ها و ارتباطات فوری دارند. اطلاعات پراکنده می‌تواند باعث سردرگمی شود.
راهکار: یک سایت اختصاصی مدیریت بحران در SharePoint شامل:
- دستورالعمل‌های اضطراری (مانند تخلیه ساختمان یا بازیابی داده‌ها).
- لیست تماس‌های ضروری (مسئولان، اورژانس).
- فضای بحث آنلاین برای هماهنگی تیم‌ها.
- آپلود مستندات (مانند نقشه‌های ایمنی).
- اعلان‌های فوری از طریق پیام‌های تودرتو.
این پورتال به عنوان مرجع واحد در شرایط بحران عمل می‌کند.
13. نظارت بر عملکرد کارمندان (Performance Tracking)
سناریو: مدیران برای ارزیابی عملکرد کارمندان به داده‌های ساختاریافته نیاز دارند، اما اطلاعات اغلب در جلسات حضوری یا فایل‌های جداگانه ثبت می‌شوند.
راهکار: لیست‌های SharePoint با ادغام Power BI می‌توانند یک سیستم ارزیابی ایجاد کنند:
- اهداف فردی و سازمانی به صورت شفاف تعریف می‌شوند.
- کارمندان دستاوردهای ماهانه خود را ثبت می‌کنند.
- مدیران بازخورد می‌دهند و امتیاز می‌دهند.
- گزارش‌های تحلیلی پیشرفت تیمی را نمایش می‌دهند.
- هشدارهای خودکار برای عملکرد زیر حد انتظار.
14. سیاست‌های امنیتی و انطباق (Compliance)
سناریو: رعایت مقررات (مانند GDPR یا استانداردهای صنعتی) نیاز به مستندسازی دقیق و آموزش کارمندان دارد.
راهکار: سایت انطباق در SharePoint با این ویژگی‌ها:
- مستندات سیاست‌ها با دسترسی کنترل‌شده.
- فرم‌های تأیید مبنی بر مطالعه مقررات.
- آزمون‌های دوره‌ای با Microsoft Forms.
- ثبت خودکار فعالیت‌های آموزشی کارمندان.
15. مدیریت ارتباط با مشتری (CRM ساده)
سناریو: تیم‌های فروش و پشتیبانی نیاز به ردیابی تعاملات با مشتریان دارند، اما استفاده از نرم‌افزارهای پیچیده CRM برای سازمان‌های کوچک مقرون به‌صرفه نیست.
راهکار: لیست مشتریان در SharePoint با قابلیت‌های:
- ثبت تاریخچه تماس‌ها و درخواست‌ها.
- هشدارهای پیگیری (Follow-up).
- اسناد مرتبط (پیشنهادها، قراردادها).
- ادغام با Outlook برای ثبت ایمیل‌ها.
16. سیستم پیشنهادات و ایده‌های کارمندان
سناریو: سازمان‌ها به ایده‌های کارمندان برای بهبود فرآیندها نیاز دارند، اما مکانیسمی برای جمع‌آوری و ارزیابی آن‌ها وجود ندارد.
راهکار: سایت ایده‌پردازی با:
- ثبت ایده‌ها توسط کارمندان.
- رأی‌گیری و بحث جمعی.
- پیگیری وضعیت (در دست بررسی، اجراشده).
- تقدیر از ایده‌های برتر.
17. مدیریت مخاطبان و روابط عمومی (PR)
سناریو: تیم PR نیاز به مدیریت اطلاعات رسانه‌ها، خبرنگاران و رویدادها دارد.
راهکار: لیست مخاطبان در SharePoint شامل:
- اطلاعات تماس و حوزه تخصصی.
- تاریخچه تعاملات (مصاحبه‌ها، اخبار).
- تقویم رویدادهای رسانه‌ای.
18. پلتفرم همکاری با پیمانکاران خارجی
سناریو: هماهنگی با پیمانکاران مستلزم اشتراک‌گذاری اسناد و پیگیری وظایف است.
راهکار: سایت اختصاصی پیمانکاران با:
- دسترسی محدود به اسناد مورد نیاز.
- لیست وظایف و مهلت‌های تحویل.
- سیستم تأیید مدارک.
19. سیستم مدیریت کیفیت (QMS)
سناریو: سازمان‌های تولیدی نیاز به مستندسازی فرآیندهای کنترل کیفیت دارند.
راهکار: سایت QMS شامل:
- دستورالعمل‌های کیفی.
- ثبت نتایج بازرسی.
- گزارش‌های انحرافات.
20. پورتال خدمات به مشتریان (B2B)
سناریو: ارائه خدمات پس از فروش به مشتریان سازمانی نیاز به شفافیت دارد.
راهکار: پورتال مشتریان با:
- پیگیری درخواست‌های پشتیبانی.
- دانلود مستندات فنی.
- چت آنلاین با تیم فنی.
نتیجه‌گیری:
SharePoint با انعطاف‌پذیری بالا می‌تواند هسته دیجیتالی سازمان باشد. برای پیاده‌سازی هر سناریو، مراحل زیر توصیه می‌شود:
1. نیازسنجی دقیق با ذینفعان.
2. طراحی ساختار سایت‌ها و لیست‌ها.
3. ادغام با ابزارهای Microsoft 365.
4. آموزش کاربران.
